Federal Learning Account (FLA): we helpen je op weg
Tegen uiterlijk 30 november moet je als werkgever individuele opleidingsrechten en opleidingen
die je medewerkers van 1 januari tot en met 30 september 2024 hebben gevolgd, geregistreerd
hebben in de Federal Learning Account (FLA). Tijd dus om met de voorbereiding hiervan te starten.
We helpen je alvast zo goed mogelijk op weg.
Waarom deze tool?
Werknemers hebben een individueel opleidingsrecht en organisaties met minstens twintig werknemers moeten jaarlijks een opleidingsplan opmaken. Bovendien zijn goed opgeleide werknemers essentieel voor de innovatie en groei van bedrijven. Voor het inventariseren en beheren van die opleidingsrechten heeft de federale overheid de Federal Learning Account (FLA) ontwikkeld.
Werknemers kunnen hun opleidingsrecht in de toekomst opvolgen in een digitale individuele opleidingsrekening. Die zal geleidelijk uitgroeien tot een centrale opleidingshub, waar werknemers al hun opleidingen en diploma’s terugvinden.
Voor werkgevers betekent dit de introductie van een nieuwe registratieverplichting. Uiterlijk binnen één maand na afloop van het kwartaal moeten de gevolgde opleiding, de basiskenmerken ervan (zoals begin, einde, aard, resultaat en eventuele financiering) en het aantal opleidingsdagen geregistreerd zijn in de FLA. Daarnaast zijn werkgevers verplicht om de gegevens die door anderen (zoals de opleidingsverstrekker of Sigedis) zijn geregistreerd of berekend, te controleren. Indien nodig moeten ze deze gegevens wijzigen of aanvullen.
Welke gegevens zijn actueel reeds beschikbaar in de Federal Learning Account?
Gegevens over de werkgever
De Federal Learning Account bevat de volgende gegevens over de werkgever waarbij de werknemer is tewerkgesteld:
- de identificatiegegevens van de werkgever, met inbegrip van het ondernemingsnummer;
- de bedrijfsgrootte uitgedrukt in aantal werknemers.
Gegevens over de werknemer
De Federal Learning Account bevat voor iedere werknemer de volgende gegevens met betrekking tot de periodes waarin deze in uw onderneming was tewerkgesteld.
- de identiteit van de persoon: de naam, de voornaam, de datum en plaats van geboorte, het adres, het INSZ;
- het arbeidsregime waarin hij is tewerkgesteld;
- het bevoegde paritaire comité waaronder hij ressorteert;
- het registratienummer van de cao waarop het individueel opleidingsrecht of de sectorale opleidingsrechten en het opleidingskrediet eventueel is gebaseerd;
- Beschikbaar vanaf november 2024: het aantal opleidingsdagen, uitgedrukt in dagen of uren waarop hij in het lopend jaar recht heeft ingevolge het individueel of sectorale opleidingsrecht;
Bovenstaande info wordt aangeleverd door Sigedis. De publieke vereniging die in België instaat voor unieke gegevensinzameling op vlak van identificatie en loopbaan vult de gegevens in voor zover zij gekend zijn in kader van de unieke gegevensinzameling (aan de hand van info uit de Dimona’s). De werkgever registreert elk kwartaal de bijkomende gegevens voor elke werknemer, voor zover zij niet gekend zijn door Sigedis.
Welke gegevens dienen extra door jou aangeleverd te worden? Actie vereist!
Opleidingsrechten per werknemer
In de Federal Learning Account ken je opleidingsrechten toe aan je werknemers. Het aantal dagen opleiding waarop de werknemers recht hebben, is afhankelijk van de grootte van de onderneming en de afspraken die gemaakt zijn in sectorale cao’s of binnen de onderneming.
Er zijn drie verschillende individuele opleidingsrechten die je in de FLA moet registreren:
- Het wettelijk opleidingsrecht, zoals bepaald in de wet op de arbeidsdeal (in principe 5 dagen) of in de cao van jouw sector;
- De aanvullende sectorale opleidingsrechten. Dit zijn aanvullende opleidingsrechten, zoals bepaald in de cao van jouw sector, zij komen dus bovenop de wettelijke opleidingsrechten;
- De aanvullende werkgeversrechten. Dit zijn bijkomende individuele opleidingsrechten die jij als werkgever eventueel binnen jouw onderneming bijkomend toekent.
Om de administratie te beperken, voorziet de FLA in een vooringevulde registratie van het opleidingsrecht voor alle werknemers. Werkgevers zullen de automatisch berekende gegevens alleen nog hoeven na te kijken en eventueel te corrigeren. Deze service is in voorbereiding, zowel voor 2024 als voor 2025.
Het opleidingsrecht voor 2024 zal door de FLA worden vooringevuld in de loop van de maand november 2024. Uiteraard kan je nu al zelf deze rechten invullen indien je dit wenst.
In december 2024 zal de FLA de vooringevulde registratie voor de rechten van 2025 ter beschikking stellen.
Let op, indien er in jouw onderneming bedrijfscao’s van toepassing zijn die recht geven op bijkomende opleidingsdagen, dient u deze sowieso zélf toe te voegen aan de rechten, gezien deze nooit automatisch vooringevuld zullen worden door de FLA.
Opleidingsgegevens per werknemer
Volgende gegevens dienen geregistreerd te worden in de FLA.
Stap 1: De opleidingsgegevens
- Benaming van de opleiding
- Interne referentie (optioneel)
- Opleidingsverstrekker (optioneel)
- Of de opleiding wel of niet valt onder het wettelijke individueel opleidingsrecht
- Duurtijd, startdatum en einddatum van de opleiding
- Status (gevolgd/niet gevolgd/gereserveerd)
- Type opleiding (formeel*/informeel*)
- Locatie (intern/extern/online/in het buitenland)
Stap 2: De deelnemers die hebben deelgenomen aan de opleiding
- Je voegt de werknemers toe die hebben deelgenomen aan de opleiding
Stap 3: Certificaat
- Is er een certificaat verbonden aan deze opleiding (ja/neen)?
- Zo ja, dan mag de geldigheidsduur van het certificaat meegegeven worden (geldig van/tot) (optioneel)
- Je voegt de werknemers toe die het certificaat hebben behaald
Stap 4: Bevestigen
- Je bevestigt de juistheid en de volledigheid van de gegevens
Het is tevens mogelijk dat de opleidingsverstrekker de gegevens over de gevolgde opleidingen registreert. Indien de gegevens worden geregistreerd door de opleidingsverstrekker verifieert de werkgever deze gegevens uiterlijk de laatste dag van de maand na het kwartaal.
Drie registratiekanalen
Om de registratie uit te voeren, hebben werkgevers de keuze uit drie kanalen. Voor veel kleinere ondernemingen zal de webinterface van de overheid de meest logische keuze zijn.
Grotere werkgevers zullen eerder de voorkeur geven aan een batchverzending (xml) of een APIintegratie met hun eigen systemen of een Learning & Development Systeem.
Een upload van een Excel bestand behoort momenteel niet tot de registratiemogelijkheden van de FLA.
Dashboard FLA
Het dashboard is de hoofdpagina van de FLA toepassing en geeft een overzicht van de huidige situatie van je gegevens met betrekking tot de Federal Learning Account.
Je vindt hier te allen tijde een inzicht in:
- Het % aan werknemers met bevestigde opleidingsrechten
- Het % werknemers met gevolgde opleidingen
- Het % werknemers zonder resterend opleidingskrediet
- De recent gewijzigde opleidingen
- Het gemiddeld aantal gevolgde opleidingsuren
Toezicht en sancties
Eenmaal per kwartaal maakt Sigedis een lijst op van de werkgevers die de verplichte gegevens niet tijdig hebben geregistreerd of geen gevolg hebben gegeven aan het verzoek van de werknemer om gegevens te wijzigen.
Sigedis deelt aan deze werkgevers, via hun eBox, mee welke precieze verplichting(en) zij niet hebben nageleefd. Indien de werkgever binnen 30 kalenderdagen vanaf de datum van deze mededeling voldoet aan de verplichting(en) die in deze mededeling zijn vermeld, schrapt Sigedis deze werkgever van de lijst. De lijst gaat nadien naar de Nationale Arbeidsraad, de paritaire comités en de bevoegde inspectiediensten. Er volgt ook een publicatie op de FOD WASO. De overmaking van de lijst gebeurt eenmaal per kwartaal.
Transparantie naar de werknemer
De werknemer ontvangt, bij de indiensttreding bij een werkgever, en vervolgens minstens één keer per jaar, informatie over het bestaan van de Federal Learning Account. Sigedis bezorgt deze informatie via de eBox van de werknemer en maakt dit eveneens beschikbaar via elektronische weg.
De werknemer heeft, overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming, het recht om een rechtzetting te vragen aan de werkgever van de door hem geregistreerde of geverifieerde gegevens die in de FLA niet of foutief zijn weergegeven.
Frequently Asked Questions
Welke opleidingen vallen onder het wettelijk individueel opleidingsrecht?
De opleidingen die vallen onder het wettelijk individueel opleidingsrecht zijn o.a. formele en informele opleidingen die verband houden met de uitoefening van de beroepsactiviteit, en opleidingen die betrekking hebben op materies inzake het welzijnsbeleid.
Type opleidingen formeel/informeel: wat wordt hiermee bedoeld?
Formele opleidingen zijn door lesgevers of sprekers ontwikkelde cursussen en stages. Deze opleidingen worden gekenmerkt door een hoge graad van organisatie van de opleider of opleidingsinstelling. Ze gaan door op een plaats die duidelijk van de werkplek gescheiden is. Ze richten zich tot een groep leerlingen. Die opleidingen kunnen ontwikkeld en beheerd worden door de onderneming zelf of door een extern organisme;
Informele opleidingen zijn opleidingsactiviteiten, andere dan formele opleidingen, die rechtstreeks betrekking hebben op het werk. Deze opleidingen worden gekenmerkt door een hoge graad van zelforganisatie door de individuele leerling of door een groep leerlingen met betrekking tot de tijd, de plaats en de inhoud, een inhoud die gekozen wordt volgens de individuele behoeften van de leerling op de werkplek, en met een rechtstreeks verband met het werk en de werkplek, met inbegrip van deelname aan conferenties of beurzen voor leerdoeleinden.
Wat met betaald educatief verlof en Vlaams opleidingsverlof?
Het individueel opleidingsrecht van de werknemer en de registraties die je moet doen in de FLA staan los van de opleidingen die de werknemer volgt in kader van betaald educatief verlof en het Vlaams opleidingsverlof.
Betaald educatief verlof en Vlaams opleidingsverlof geven een werknemer de mogelijkheid om binnen de werkuren een zelfgekozen opleiding te volgen met loonbehoud (weliswaar tot een bepaalde loongrens) waarbij de werkgever vanuit de regio’s een financiële compensatie krijgt voor de uren educatief verlof die door de werknemer werden gevolgd.
De dagen die opgenomen worden in kader van betaald educatief verlof of Vlaams opleidingsverlof komen dus niet in aanmerking voor het individueel opleidingsrecht. Dit geldt ook het Vlaams opleidingsverlof op gemeenschappelijk initiatief.