Recht op deconnectie: 7 praktische tips die het verschil maken

Volgens de bepalingen van de nieuwe Arbeidsdeal zal het voor bedrijven met minimaal 20 medewerders vanaf 1 april 2023 verplicht zijn om bepalingen en richtlijnen rond het recht op deconnectie op te nemen in een cao of arbeidsreglement. Richtlijnen zijn natuurlijk maar een begin: voor ware impact moet ook de cultuur en het gedrag worden aangepakt. In deze blog geven we je 7 tips voor een betere balans tussen online en offline.

 

Wat is digitale stress?  

Digitale prikkels zijn de dag van vandaag constant. We krijgen meldingen op de smartphone, e-mailnotificaties en pop-up chats op onze laptop, ondertussen worden we gebeld en ook meetings gebeuren tegenwoordig vaak achter ons computerscherm. Digitale communicatie explodeert en medewerkers raken overprikkeld. Meer afstand nemen van deze constante digitale prikkels is dus meer dan ooit een noodzaak geworden.  

In de recentste Arbeidsdeal werd bepaald dat werkgevers met minstens 20 medewerders afspraken over het recht op deconnectie moeten vastleggen op organisatieniveau. Dit betreft het recht om niet bereikbaar te zijn buiten de werkuren. 

 

Tips voor de werkgever 

1. Communiceer over communicatie  

Communiceer als bedrijf duidelijk de verwachtingen en richtlijnen rond het gebruik van elektronische apparaten binnen en buiten de werktijd. Tussen welke uren is het wenselijk dat de medewerdes bereikbaar zijn en wanneer mogen ze hun laptop dichtklappen en berichten negeren? Dit kan medewerkers helpen bij het stellen van grenzen rond hun digitale gebruik buiten de werktijd. Maar ook tijdens de werkuren is het belangrijk dat er duidelijkheid is over de verschillende kanalen. Is de Teams-chat voor werkgerelateerde communicatie en de Whatsapp-groep voor leuke koffiemachinepraat? Maak dit duidelijk! 

 

2. Stel zelf duidelijke grenzen  

Overweeg om een 'niet storen'-beleid in te voeren voor bepaalde uren, waarbij werkgerelateerde e-mails of berichten door een interne filter worden tegengehouden na een bepaald uur en pas de volgende dag bij het begin van de werktijd in de mailbox van je medewerders belanden. Dat biedt hen gemoedsrust en bevestiging dat het oké is om offline te gaan en helpt om hun digitale gebruik in goede banen te leiden. Het beleid kan in samenspraak gebeuren met je team, want ieder heeft zijn eigen voorkeur om op een bepaald tijdstip door e-mails te gaan. Dus sensibilisering hierrond is essentieel.   

 

3. Bied hulpmiddelen aan  

Reik medewerders middelen en ondersteuning aan om hun digitale gebruik te beheren. Dit kan een training in tijdbeheer en stressmanagement inhouden, of toegang tot tools en apps die kunnen helpen om het apparaatgebruik te volgen en te beperken. Denk aan concentratie-apps zoals Forest, Cold Turkey of Freedom die je aansporen om de smartphone links te laten liggen tijdens focustijd. Dit kan ook door middel van de invoering van policies, die duidelijk maken waar de verwachtingen en prioriteiten liggen. 

 

Tips voor de medewerker 

1. Schakel automatische meldingen (tijdelijk) uit 

Door automatische meldingen uit te schakelen, word je niet voortdurend gestoord. Krijg je bijvoorbeeld een melding van Facebook, dan ben je geneigd om te kijken waar het over gaat. Zo is je brein in een voortdurende staat van paraatheid. De aanhoudende meldingen die je binnenkrijgt, zijn telkens weer nieuwe triggers waarop je moet reageren. Dat is heel belastend voor je werkgeheugen. 

 

2. Leer singletasken  

Het is over het algemeen doeltreffender om je op één taak te concentreren dan te proberen multitasken. Dit staat bekend als singletasking. Als we multitasken, verdelen we onze aandacht over meerdere taken, wat kan leiden tot een verminderde productiviteit en een lagere kwaliteit van het werk. Bij singletasking daarentegen kan je je volledig concentreren op één taak, wat je productiviteit en resultaten ten goede komt. Dit begint al bij je smartphone even buiten bereik te leggen, maar je kan bijvoorbeeld ook je Teams-status op ‘niet storen’ instellen terwijl je werkt aan een belangrijke taak. Ook het inplannen van blokken in de agenda waarbij je rekening houdt met je eigen concentratievermogen kan helpen. Heb je focustijd nodig: plan deze dan in, leg je smartphone weg en zorg voor een prikkelarme omgeving. 

 

3. Actieve, offline pauzes aanmoedigen 

Pauzes zijn belangrijk om je concentratie in stand te houden. Zo is er bijvoorbeeld de Pomodoro-techniek, die stelt dat je na elke 25 minuten geconcentreerd werk 5 minuten pauze nodig hebt, met een langere pauze na 2 uur. Maar wanneer je die pauzes doorbrengt op Facebook of elders achter een scherm, dan blijf je blootgesteld aan digitale prikkels. Loop dus even rond, ga een koffie of een glaasje water halen, kijk even niet naar een scherm. Een wandeling over de middag kan ook wonderen doen.  

 

4. Meten is weten 

Het meten van je digitale gebruik kan een nuttige manier zijn om je gewoontes en gedrag online te begrijpen en te beheren. Er zijn verschillende hulpmiddelen en manier die je kan gebruiken om je digitale gebruik te meten, waaronder: tracking apps, hulpmiddelen voor tijdbeheer, digitale detoxen, beheer van je meldingen, je apps organiseren, de functie 'niet storen', enzovoort. Hou het eens een weekje bij, je zal er mogelijks zelf van versteld staan hoe veel tijd je aan je schermen spendeert. En zo kan je een wedstrijdje houden tegen jezelf om het de volgende keer met wat minder schermtijd te doen. Maar overdrijf hierin niet, dit moet geen extra stressfactor worden. 

 

Resultaat van een geslaagde digitale detox?  

Less is more. Soms is minder doen beter. Door minder tijd aan schermen te spenderen, zullen verschillende aspecten van je leven beter worden. Je productiviteit en concentratie zullen er wel bij varen. De balans tussen werk en privé zal beter zijn. Je zal misschien zelfs beter slapen! In elk geval is de kans groot dat je je gelukkiger zal voelen als je meer tijd offline doorbrengt.