Je medewerkers een fiets aanbieden: welke opties zijn er?

Op maandag 3 juni is het World Bicycle Day. Een initiatief van de VN om wereldwijd de fiets te promoten als eenvoudig, betaalbaar en milieuvriendelijk vervoermiddel. Ook voor werkgevers is het interessant om hun medewerkers aan het fietsen te krijgen. ’t Is gezond, duurzaam en het maakt je een aantrekkelijkere werkgever. Maar welke opties bestaan er? En voor welke valkuilen moet je uitkijken? We vroegen het aan Rudy Lardon, Senior Legal Consultant en expert flexibel verlonen bij Attentia.

Optie 1: Een eigen fiets met fietsvergoeding

Heel wat werknemers fietsen van en naar het werk met hun privéfiets, die ze zelf hebben gekocht met eigen middelen. Maar ook in dit geval kan je als werkgever tussenkomen, zegt Rudy Lardon: “In de meeste sectoren is een cao afgesloten die bepaalt wanneer en hoeveel fietsvergoeding een werknemer ontvangt per getrapte kilometer. Ondernemingen uit enkele sectoren waarvoor geen cao bestaat, zoals de chemie, zijn sinds mei 2023 verplicht een minimumtarief te hanteren van 28 cent per kilometer.”

Optie 2: Een bedrijfsfiets kopen of leasen

Je kan als werkgever ook fietsen aankopen of leasen, en die ter beschikking stellen van je medewerkers. Dit zijn de zogenaamde bedrijfsfietsen. Doorgaans levert de medewerker hiervoor een deel van het brutoloon of de eindejaarspremie in, in het kader van een plan flexibel verlonen of cafetariaplan.

Als werkgever bepaal je in een fietsplan welk type fietsen kunnen worden aangeboden, en of bijvoorbeeld ook een bakfiets, racefiets of speedpedelec is toegelaten. Steps, skateboards of rolschaatsen zijn nooit toegelaten; het moet gaan om een voertuig met pedalen. Je legt ook vast welk budget de medewerker mag spenderen.

Rudy Lardon: “Deze optie is heel populair, want de bedrijfsfiets is volledig vrijgesteld van belastingen en sociale bijdragen. Voorwaarde is wel dat deze “daadwerkelijk” wordt gebruikt voor het woon-werkverkeer. In de praktijk maakt men daar vaak “regelmatig” van, en deze regelmaat kan variëren van onderneming tot onderneming. Andere voorwaarde, die er recent is bijgekomen, is dat de werknemer geen werkelijke beroepskosten mag aantonen in de personenbelasting. Gebeurt dit wel, dan zal hij op de fiets belast worden.”

Ook voor kilometers die medewerkers trappen met de bedrijfsfiets, kan een fietsvergoeding verschuldigd zijn. Afhankelijk van de afspraken in de fietspolicy of de sector-cao.

Optie 3: Een fiets in het mobiliteitsbudget

Sinds enkele jaren kan je medewerkers met een bedrijfswagen de mogelijkheid bieden afstand te doen van die wagen, in ruil voor een milieuvriendelijkere wagen of alternatieve vormen van mobiliteit. Die alternatieven zijn onder meer een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer, maar ook een abonnement voor deelfietsen en de terbeschikkingstelling van bedrijfsfietsen.

Hier gelden andere spelregels, waarschuwt Rudy Lardon: “De fietsvergoeding bijvoorbeeld is niet verplicht binnen het mobiliteitsbudget. Dit hangt af van het plan van de werkgever. De sectorale cao is niet van toepassing. De bedrijfsfiets in dit kader is enkel mogelijk als de werknemer nog geen bedrijfsfiets heeft in het kader van een flexplan.”

Tot slot kan je ook de zogenaamde zachte mobiliteit financieren met het mobiliteitsbudget. Het gaat meer bepaald om de aankoop, huur, leasing of financiering van een fiets (maar ook step, elektrische motorfiets enz.). De medewerker kan een fiets aankopen voor zichzelf of voor zijn gezinsleden, of een private lease aangaan.

Rudy Lardon: “Deze fiets mag, maar moet - in tegenstelling tot de bedrijfsfiets - niet gebruikt worden voor verplaatsingen van en naar het werk. Daarnaast kan dit budget ook de kosten dekken van onderhoud, stalling en uitrusting ter bescherming van de bestuurder en zijn passagiers, alsook uitrusting ter verhoging van hun zichtbaarheid. Denk dus bijvoorbeeld aan een helm.”

Valkuil 1: Cumul met bedrijfswagen

Zowel werkgevers als werknemers zijn best wel aandachtig voor de combinatie met een bedrijfswagen of een cafetariawagen (dus een wagen gefinancierd met een stuk brutoloon). In principe kunnen beiden gecumuleerd worden met een bedrijfsfiets, een fiets in het kader van een mobiliteitsbudget en met een fietsvergoeding.

Maar uitzonderingen zijn zeker mogelijk, zegt Rudy Lardon: “Soms gaat men ervan uit dat wie een bedrijfswagen heeft, hiermee een voldoende compensatie ontvangt voor zijn verplaatsingen. Medewerkers kunnen er dus niet automatisch vanuit gaan dat de cumul toegestaan is, en checken best altijd de bedrijfspolicy of sectorale cao.”

Valkuil 2: Veiligheid in het gedrang

Onderzoek  heeft aangetoond dat er sinds 2019 meer ongevallen onderweg van en naar het werk gebeuren met de fiets dan met de auto. Meer dan de helft van de fietsongevallen werd veroorzaakt door slippen en vallen. In 20% van de gevallen werd de fietser aangereden.

Het integreren van problemen rond woon-werkverkeer in de preventiecultuur- en strategie van je organisatie, is dus onvermijdelijk geworden. Net als het up-to-date blijven over de specifieke risico’s die verbonden zijn aan nieuwe technologieën en vervoersmiddelen.