Proposer un vélo à vos collaborateurs : quelles options s’offrent à vous ?

Le lundi 3 juin, nous célébrons la journée mondiale du vélo. Une initiative des Nations Unies visant à promouvoir le vélo en tant que moyen de transport facile, abordable et respectueux de l’environnement à l’échelle mondiale. Encourager la pratique du vélo auprès des collaborateurs est également intéressant pour les employeurs. C’est bon pour la santé, durable et cela renforce votre attrait en tant qu’employeur. Mais quelles options s’offrent à vous ? Et quels sont les pièges à éviter ? Nous avons posé la question à Rudy Lardon, Senior Legal Consultant et expert en rémunération flexible chez Attentia.

Option 1 : un vélo privé assorti d’une indemnité vélo

Bon nombre de travailleurs effectuent le trajet entre leur domicile et leur travail à l’aide de leur vélo privé qu’ils ont d’ailleurs acheté avec leurs fonds propres. Mais même dans ce cas, vous pouvez intervenir en tant qu’employeur, indique Rudy Lardon : « Une CCT déterminant les conditions et le montant de l’indemnité vélo que perçoit un travailleur par kilomètre a été conclue dans la plupart des secteurs. Les entreprises de certains secteurs qui ne disposent pas d’une CCT, comme celui de la chimie, sont tenues depuis le mois de mai 2023 de pratiquer un tarif minimum de 28 centimes par kilomètre. »

Option 2 : acheter ou louer un vélo d’entreprise

En tant qu’employeur, vous pouvez également acheter ou louer des vélos et les mettre à la disposition de vos collaborateurs. des vélos d’entreprise. Généralement, le collaborateur verse une partie de son salaire brut ou de sa prime de fin d’année dans le cadre d’un plan de rémunération flexible ou plan cafétéria.

En tant qu’employeur, vous déterminez dans un plan vélo quels types de vélos peuvent être proposés, et si un vélo-cargo, un vélo de course ou encore un speed-pedelec est également autorisé. Les trottinettes, les skateboards ou les patins à roulettes ne sont pas autorisés ; il doit s’agir d’un véhicule à pédales. Vous définissez également le budget que le collaborateur peut dépenser.

Rudy Lardon : « Cette option est très populaire, car le vélo d’entreprise est totalement exonéré d’impôts et de cotisations sociales. À la condition toutefois qu’il soit  ̎réellement ̎ utilisé pour le trajet domicile-travail. Dans la pratique, son utilisation est souvent  ̎régulière ̎, et cette régularité peut varier d’une entreprise à l’autre. Une autre condition, qui a été récemment ajoutée, est que le travailleur ne peut justifier de frais professionnels réels dans l’impôt des personnes physiques. S’il le fait malgré tout, il sera taxé sur le vélo. »

De plus, les collaborateurs peuvent être redevables d’une indemnité vélo pour les kilomètres qu’ils ont parcourus à l’aide du vélo d’entreprise. Selon les accords définis dans la politique en matière de vélos ou la CCT sectorielle.

Option 3 : un vélo dans le cadre du budget mobilité

Depuis quelques années, vous pouvez proposer aux collaborateurs disposant d’une voiture de société de s’en défaire en échange d’une voiture plus respectueuse de l’environnement ou de formes de mobilité alternatives. Ces alternatives comprennent notamment une indemnité vélo pour le trajet domicile-travail, mais également un abonnement pour les vélos partagés et la mise à disposition de vélos d’entreprise.

Dans ce cas-ci, les règles sont différentes, prévient Rudy Lardon : « L’indemnité vélo n’est par exemple pas obligatoire dans le cadre du budget mobilité. Cela dépend des intentions de l’employeur. La CCT sectorielle ne s’applique pas. Dans ce contexte, le vélo d’entreprise n’est possible que si le travailleur ne possède pas encore de vélo d’entreprise dans le cadre d’un plan flexible. »

Enfin, vous pouvez également financer la mobilité dite douce à l’aide du budget mobilité. Il s’agit plus exactement de l’achat, de la location, du leasing ou du financement d’un vélo (mais également d’une trottinette, d’une moto électrique, etc.). Le collaborateur peut acheter un vélo pour lui-même ou pour les membres de sa famille, ou souscrire à un contrat de leasing privé.

Rudy Lardon : « Ce vélo peut, mais ne doit pas - contrairement au vélo d’entreprise - être utilisé pour les déplacements entre le domicile et le travail. En outre, ce budget peut également couvrir les frais d’entretien, d’entreposage et d’équipement visant à protéger le cycliste et ses passagers, ainsi que l’équipement permettant d’accroître leur visibilité. Un casque, par exemple. »

Piège 1 : cumul avec la voiture d’entreprise

Tant les employeurs que les travailleurs devront rester attentifs à la combinaison d’une voiture d’entreprise ou d’une voiture cafétéria (c’est-à-dire une voiture financée par une partie du salaire brut). En principe, les deux peuvent être cumulés avec un vélo d’entreprise, un vélo dans le cadre d’un budget mobilité et une indemnité vélo.

Mais des exceptions sont possibles, indique Rudy Lardon : « Parfois, on part du principe qu’une personne qui dispose d’une voiture de société reçoit ainsi une compensation suffisante pour ses déplacements. Dès lors, les collaborateurs ne peuvent en déduire d’emblée que le cumul est autorisé, et doivent donc veiller à toujours vérifier la politique de l’entreprise ou la CCT sectorielle. »

Piège 2 : sécurité compromise

Des études  ont démontré que depuis 2019, le nombre d’accidents survenant sur le trajet domicile-travail impliquait davantage de vélos que de voitures. Plus de la moitié des accidents de vélo ont été causés par des dérapages et des chutes. Le cycliste a été percuté dans 20 % des cas.

Intégrer les problèmes relatifs au trajet domicile-travail dans la culture et la stratégie de prévention de votre organisation est donc devenu incontournable. Tout comme le fait de se tenir informé des risques spécifiques liés aux nouvelles technologies et aux nouveaux moyens de transport.