Federal Learning Account (FLA) : nous nous faisons un plaisir de vous aider
Pour le 30 novembre au plus tard, vous êtes tenu, en tant qu’employeur, d’enregistrer les droits
individuels à la formation, ainsi que les formations suivies par vos collaborateurs entre le 1er janvier et le 30 septembre 2024 dans le Federal Learning Account (FLA). Il est donc temps de se retrousser les manches pour s’y préparer. Nous faisons dès lors tout notre possible pour vous aider.
Pourquoi cet outil ?
Les travailleurs disposent d’un droit individuel à la formation et les organisations qui comptent moins de vingt travailleurs doivent dresser un plan de formation annuel chaque année. Par ailleurs, des travailleurs bien formés sont essentiels à l’innovation et à la croissance des entreprises. Le gouvernement fédéral a élaboré le Federal Learning Account (FLA) afin de dresser l’inventaire et d’assurer la gestion de ces droits à la formation.
À l’avenir, les travailleurs pourront suivre leurs droits à la formation en consultant un compte individuel de formation numérique, ce dernier ayant vocation à devenir progressivement un lieu de formation centralisé qui regroupera toutes les formations et qualifications des travailleurs.
Pour les employeurs, cela signifie l’introduction d’une nouvelle obligation d’enregistrement. Au plus tard un mois après la fin du trimestre, les formations suivies, leurs caractéristiques de base (date de début, date de fin, nature, résultat et financement éventuel) et le nombre de jours de formation doivent être enregistrés dans le FLA. Par ailleurs, les employeurs sont dans l’obligation de vérifier les données enregistrées ou calculées par des tiers (comme l’organisme de formation ou Sigedis). Si nécessaire, ils doivent modifier ou compléter ces données.
Quelles sont les données déjà disponibles dans le Federal Learning Account ?
Données sur l’employeur
Le Federal Learning Account contient les données suivantes sur l’employeur auprès duquel le travailleur est employé :
- les données d’identification de l’employeur, y compris le numéro d’entreprise ;
- la taille de l’entreprise exprimée en nombre de travailleurs.
Données sur le travailleur
Pour chaque travailleur, le Federal Learning Account contient les données suivantes relatives aux périodes pendant lesquelles il a été employé dans votre entreprise.
- l’identité de la personne : nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, NISS ;
- le régime de travail dans lequel il a été employé ;
- la commission paritaire compétente à laquelle il appartient ;
- le numéro d’enregistrement de la CCT sur laquelle sont éventuellement fondés les droits individuel ou sectoriel à la formation et le crédit formation ;
- Disponible dès novembre 2024 : le nombre de jours de formation, exprimés en jours ou en heures, auxquels il a droit pour l’année en cours en vertu des droits individuel ou sectoriel à la formation ;
Les informations ci-dessus sont fournies par Sigedis. L’association publique chargée en Belgique de la collecte des données uniques en matière d’identification et de carrière complète les données pour autant qu’elles soient connues dans le cadre de la collecte des données uniques (à l’aide des informations des Dimona). L’employeur enregistre chaque trimestre les données complémentaires pour chaque travailleur, pour autant qu’elles ne soient pas connues de Sigedis.
Quelles sont les données supplémentaires que vous devez fournir ? Faites le
nécessaire !
Droits à la formation par travailleur
Dans le Federal Learning Account, vous attribuez des droits à la formation à vos travailleurs. Le nombre de jours de formation auxquels les travailleurs ont droit dépend de la taille de l’entreprise et des accords conclus dans les CCT sectorielles ou au sein de l’entreprise.
Trois droits individuels à la formation différents doivent être enregistrés dans le FLA :
- le droit légal à la formation, tel que fixé dans la loi sur le deal pour l’emploi (en principe 5 jours) ou dans la CCT de votre secteur ;
- les droits à la formation sectoriels complémentaires : il s’agit des droits à la formation complémentaires, tels que fixés dans la CCT de votre secteur. Ils viennent donc s’ajouter aux droits à la formation légaux ;
- les droits complémentaires octroyés par l’employeur : il s’agit de droits à la formation individuels complémentaires que vous octroyez éventuellement au sein de votre entreprise en tant qu’employeur.
Afin de réduire les tâches administratives, le FLA propose un enregistrement pré-rempli des droits à la formation pour tous les travailleurs. Les employeurs n’auront plus qu’à vérifier les données calculées automatiquement et à les corriger si nécessaire. Ce service est en préparation pour les années 2024 et 2025.
Le droit à la formation pour 2024 sera pré-rempli par le FLA dans le courant du mois de novembre 2024. Il va sans dire que vous pouvez d’ores et déjà remplir ces droits vous-même si vous le souhaitez.
En décembre 2024, le FLA mettra à disposition l’enregistrement pré-rempli pour les droits de 2025.
Veuillez noter que si votre entreprise a des CCT d’entreprise qui vous donnent droit à des jours de formation supplémentaires, vous devrez les ajouter vous-même aux droits, car ils ne seront jamais pré-remplis automatiquement par le FLA.
Données de formation par travailleur
Les données suivantes doivent être enregistrées dans le FLA
Étape 1 : Les données de formation
- Titre de la formation
- Référence interne (facultatif)
- Organisme de formation (facultatif)
- Si la formation est couverte ou non par le droit individuel à la formation légal
- Durée, date de début et date de fin de la formation
- Statut (suivie/pas suivie/réservée)
- Type de formation (formelle*/informelle*)
- Lieu (interne/externe/en ligne/à l’étranger)
Étape 2 : Les participants à la formation
- Vous ajoutez les travailleurs qui ont participé à la formation
Étape 3 : Certificat
- Y a-t-il un certificat associé à cette formation (oui/non) ?
- Si oui, veuillez indiquer sa période de validité (valable du/au) (facultatif)
- Vous ajoutez les travailleurs qui ont obtenu le certificat
Étape 4 : Confirmer
- Vous confirmez l’exactitude et l’exhaustivité des données
Il est également possible pour l’organisme de formation d’enregistrer les données relatives aux formations suivies. Si les données sont enregistrées par l’organisme de formation, l’employeur les vérifiera au plus tard le dernier jour du mois suivant le trimestre.
Trois canaux
Pour procéder à l’enregistrement, les employeurs ont le choix entre trois canaux. Pour de nombreuses petites entreprises, l’interface web du gouvernement sera le choix le plus logique.
Les employeurs plus importants préféreront probablement l’envoi par lots (XML) ou l’intégration d’API avec leurs propres systèmes ou un Learning & Development System.
Le téléchargement d’un fichier Excel ne fait actuellement pas partie des options d’enregistrement du FLA.
Dashboard FLA
Le dashboard est la page principale de l’application FLA. Il a pour but de donner un aperçu de la situation actuelle de vos données liées au Federal Learning Account.
Vous y trouverez un aperçu :
- du pourcentage de travailleurs avec des droits de formation confirmés
- du pourcentage de travailleurs ayant suivi une formation complète
- du pourcentage de travailleurs n’ayant pas de crédit formation restant
- des formations récemment modifiées
- du nombre moyen d’heures de formation suivies
Contrôle et sanctions
Une fois par trimestre, Sigedis dresse la liste des employeurs qui n’ont pas enregistré les données obligatoires dans les délais ou qui n’ont pas donné suite à la demande de modification des données par le travailleur.
Sigedis notifie à ces employeurs, via leur eBox, la ou les obligations précises qu’ils n’ont pas respectées. Si, dans un délai de 30 jours calendrier à compter de la date de cette notification, l’employeur se conforme à la ou aux obligations mentionnées dans cette notification, Sigedis retire cet employeur de la liste. La liste est ensuite transmise au Conseil national du travail, aux commissions paritaires et aux services d’inspection compétents. Elle sera également publiée sur le site du SPF ETCS. Le transfert de la liste a lieu une fois par trimestre.
Transparence envers le travailleur
Le travailleur reçoit, lors de son entrée en service chez l’employeur et au moins une fois par an par la suite, des informations sur l’existence du Federal Learning Account. Sigedis fournit ces informations via l’eBox du travailleur et les met également à disposition par voie électronique.
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données, le travailleur a le droit de demander à l’employeur de rectifier les données qu’il a enregistrées ou vérifiées et qui ne sont pas ou sont incorrectement reprises dans le FLA.
Foire aux questions
Quelles sont les formations couvertes par le droit individuel à la formation légal ?
Les formations couvertes par le droit individuel à la formation légal comprennent les formations formelles et informelles liées à l’exercice de l’activité professionnelle et les formations liées aux questions de politique de bien-être.
Type de formation : formelle/informelle : qu’est-ce que cela signifie ?
Les formations formelles sont des cours et des stages élaborés par des formateurs ou des intervenants. Elles se caractérisent par un degré élevé d’organisation de la part du formateur ou de l’organisme de formation. Elles se déroulent dans un lieu clairement distinct du lieu de travail. Elles s’adressent à un groupe d’apprenants. Elles peuvent être développées et gérées par l’entreprise elle-même ou par un organisme externe ;
Les formations informelles sont des activités de formation, autres que la formation formelle, qui sont directement liées au travail. Ce type de formation se caractérise par un degré élevé d’auto-organisation par l’apprenant individuel ou par un groupe d’apprenants en ce qui concerne le temps, le lieu et le contenu, un contenu choisi en fonction des besoins individuels de l’apprenant sur le lieu de travail, et un lien direct avec le travail et le lieu de travail, y compris la participation à des conférences ou à des foires à des fins d’apprentissage.
Quid du congé-éducation payé et du congé de formation flamand ?
Le droit individuel à la formation du travailleur et les enregistrements que vous devez effectuer dans le FLA sont distincts des formations que le travailleur suit dans le cadre du congé-éducation payé et du congé de formation flamand.
Le congé-éducation payé et le congé de formation flamand permettent à un travailleur de suivre une formation de son choix pendant les heures de travail tout en conservant son salaire (dans la limite d’un certain plafond salarial), l’employeur recevant une compensation financière des régions pour les heures de congé-éducation prises par le travailleur.
Les jours pris dans le cadre d’un congé-éducation payé ou d’un congé de formation flamand n’entrent pas en ligne de compte pour le droit individuel à la formation. Il en va de même pour le congé de formation flamand d’initiative commune.